Da lag ein schöner Auftrag. Ein Raumausstatter mit vier BVs, fünf Standorten und einem Auftragssystem, das seit 2006 läuft. Elf Verkäufer, die täglich dagegen anlaufen. Die Frage war, ob wir etwas Besseres bauen könnten.

Ja, das konnten wir. Wir haben es nicht getan.

Was wir zuerst getan haben

Bevor Sie von etwas abraten können, müssen Sie wissen, wovon Sie reden. Wir haben den Prozess aufgeschrieben: zwölf Schritte, vom Gespräch im Laden bis zur Rechnung. Danach eine Anforderungsliste, 119 Stück in zwölf Kategorien, mit einer Priorität pro Anforderung. Acht davon waren K.-o.-Kriterien — ohne diese acht hat kein einziges System Sinn.

Das ist langweilige Arbeit. Es ist auch die einzige Arbeit, die die Frage beantwortet.

Was dabei herauskam

Drei Möglichkeiten lagen auf dem Tisch.

Ein Branchenpaket. Fertig für die Raumausstattung. Fiel bei den K.-o.-Kriterien durch: Die Kalkulation mit Faltenfaktoren, Verschnitt und zusammengesetzten Preisen passte nicht hinein, und genau dort macht dieses Unternehmen seine Marge.

Selbst ein ERP bauen. Wir haben es durchgerechnet. Grob 750 bis 1.200 Stunden für den kompletten Bau inklusive Ausrollen. Das ist nicht unmöglich, aber es ist eben ein System, das in fünf Jahren wieder ein System ist, das niemand anzufassen wagt. Genau das Problem, das wir gerade lösen wollten.

Ein Standardpaket mit einer eigenen Schicht darüber. Das Paket tut, was jedes Paket tut — Aufträge, Bestand, Rechnungen. Wir bauen nur die Kalkulationsschicht, denn das ist das Stück, das es nirgends zu kaufen gibt.

Möglichkeit drei wurde die Empfehlung.

Warum das für uns ungünstig ist

Möglichkeit zwei ist für uns der beste Auftrag. Mehr Stunden, längere Bindung und ein Kunde, der nicht mehr weg kann. Möglichkeit drei ist ein Bruchteil der Arbeit, und der Kunde kauft den Kern bei jemand anderem.

Genau deshalb können Sie die Empfehlung ernst nehmen. Ein Anbieter, der alles bauen kann, hat keinen Grund, Ihnen zu sagen, was Sie nicht bauen sollten. Und das ist der Grund, warum so viele Mittelständler ein Maßsystem haben, mit dem sie nicht glücklich sind: Es gab niemanden, der nein sagte.

Die Faustregel

Bauen Sie nur, was Sie unterscheidet. Kaufen Sie den Rest.

Eine Auftragsposition zu speichern unterscheidet Sie nicht. Bestand zu führen unterscheidet Sie nicht. Eine Rechnung zu erstellen schon gar nicht. Tausende Unternehmen haben dieses Problem längst gelöst, und es steht für ein paar hundert Euro im Monat bereit.

Was Sie unterscheidet, ist meistens eine Berechnung, eine Bewertung oder ein Schritt, den Sie anders machen als der Rest. Dort sitzt Ihre Marge. Dort lohnt sich Maßarbeit.

Bei diesem Kunden war das die Kalkulation. Bei einer Händlergruppe ist es die Einkaufsbewertung. Bei einem Servicebetrieb ist es das Wissen in den Köpfen der Monteure.

Für den Rest gilt: Kaufen Sie etwas, das funktioniert und das Sie wieder loswerden können.