Er lag een mooie opdracht. Een woninginrichter met vier BV's, vijf vestigingen en een ordersysteem dat sinds 2006 meegaat. Elf verkopers die er dagelijks tegenaan lopen. De vraag was of wij iets beters konden bouwen.

Ja, dat konden we. We hebben het niet gedaan.

Wat we eerst deden

Voordat je iets kunt afraden moet je weten waar je het over hebt. We hebben het proces uitgeschreven: twaalf stappen, van het gesprek in de winkel tot de factuur. Daarna een eisenlijst, 119 stuks in twaalf categorieën, met per eis een prioriteit. Acht daarvan waren knock-outs — zonder die acht heeft geen enkel systeem zin.

Dat is saai werk. Het is ook het enige werk dat de vraag beantwoordt.

Wat eruit kwam

Drie opties lagen op tafel.

Een branchepakket. Kant en klaar voor de woninginrichting. Viel af op de knock-outs: de calculatie met plooifactoren, snijverlies en samengestelde prijzen paste er niet in, en dat is precies waar dit bedrijf zijn marge maakt.

Zelf een ERP bouwen. We hebben het doorgerekend. Ruwweg 750 tot 1.200 uur voor de volledige bouw inclusief uitrol. Dat is niet onmogelijk, maar het is wel een systeem dat over vijf jaar weer een systeem is dat niemand durft aan te raken. Precies het probleem dat we aan het oplossen waren.

Een standaardpakket met een eigen laag erbovenop. Het pakket doet wat elk pakket doet — orders, voorraad, facturen. Wij bouwen alleen de calculatielaag, want dat is het stuk dat nergens te koop is.

Optie drie werd het advies.

Waarom dit voor ons ongunstig is

Optie twee is voor ons de beste opdracht. Meer uren, langere binding, en een klant die niet meer weg kan. Optie drie is een fractie van het werk en de klant koopt de kern bij iemand anders.

Dat is precies waarom je het advies serieus kunt nemen. Een leverancier die alles kan bouwen, heeft geen reden om je te vertellen wat je niet moet bouwen. En dat is de reden dat zoveel MKB-bedrijven een maatwerksysteem hebben waar ze niet blij mee zijn: er was niemand die nee zei.

De vuistregel

Bouw alleen wat je onderscheidt. Koop de rest.

Een orderregel opslaan onderscheidt je niet. Voorraad bijhouden onderscheidt je niet. Een factuur maken al helemaal niet. Duizenden bedrijven hebben dat probleem al opgelost en het staat voor een paar honderd euro per maand klaar.

Wat jou onderscheidt is meestal één berekening, één beoordeling of één stap die je anders doet dan de rest. Daar zit je marge. Daar is maatwerk de moeite waard.

Bij deze klant was dat de calculatie. Bij een dealerholding is het de inkoopbeoordeling. Bij een servicebedrijf is het de kennis in de hoofden van de monteurs.

Voor de rest: koop iets dat werkt en waar je vanaf kunt.