Fragen Sie einen Unternehmer, wie viel Zeit sein Team ans Abtippen verliert, und Sie bekommen ein Schulterzucken. „Halb so wild.“ Stimmt ja auch, pro Mal. Das Problem ist, dass es pro Mal ist.

Bei einem Raumausstatter mit fünf Standorten haben wir angefangen zu zählen. Nicht schätzen, zählen.

Was wir gefunden haben

Jeder Auftrag wurde fast dreimal von Hand erfasst. Zuerst auf einem Durchschlagformular aus Papier im Laden. Dann als Angebot in einer Tabelle auf dem iPad. Und nach dem Aufmaß noch einmal, plus abgetippt ins Auftragssystem. Der Verkäufer mailte die Datei an die Verwaltung, wo die Kundendaten noch ein weiteres Mal übernommen wurden.

Der Inhaber schätzte fünfzehn bis fünfundvierzig Minuten pro Auftrag, je nach Anzahl der Positionen.

Diese Zahl allein sagt nichts. Es geht um das, was drumherum steht: fünfzehn bis fünfunddreißig Lieferungen pro Woche, fünf bis fünfzehn Aufmaße und in einer vollen Woche fünfzig Termine, die alle von einer Person eingeplant werden.

So kommen Sie auf vier Stunden in einer ruhigen Woche, zwölf in einer durchschnittlichen, sechsundzwanzig in einer vollen. Aufs Jahr gerechnet: 550 bis 600 Stunden.

So rechnen Sie es selbst aus

Sie brauchen drei Dinge, und keines davon steht in einem System.

Erstens. Welcher Handgriff genau. Nicht „die Verwaltung“, sondern „die Kundenadresse aus der Mail ins Auftragssystem übernehmen“. Wenn Sie es nicht in einem Satz aufschreiben können, haben Sie es noch nicht scharf.

Zweitens. Wie lange dieser Handgriff dauert. Setzen Sie sich daneben und stoppen Sie die Zeit. Nicht fragen — Menschen unterschätzen ihre eigene Routinearbeit systematisch, weil sie sie auf Autopilot erledigen.

Drittens. Wie oft. Hier geht es meistens schief. Nehmen Sie nicht den Durchschnitt. Nehmen Sie eine ruhige Woche, eine durchschnittliche und eine volle, denn genau in dieser Spanne tut es weh. In einer ruhigen Woche fällt Abtippen nicht auf. In einer vollen Woche ist es der Grund, warum ein Auftrag liegen bleibt.

Was die Zahl wert ist

Bei einem vorsichtigen internen Stundensatz kommen Sie bei diesem Unternehmen auf rund 22.000 € pro Jahr. Davon lässt sich schätzungsweise die Hälfte bis zwei Drittel wegautomatisieren.

Achten Sie auf das Wort: Schätzung. Das ist eine Rechnung vorab, keine gemessene Ersparnis hinterher. Wer diesen Unterschied wegwischt, verkauft Luft, und das merken Sie erst, wenn der Kunde selbst nachrechnet.

Aber selbst als Rechnung tut sie ihren Dienst. Denn die Frage war nie, ob fünfzehn Minuten Abtippen schlimm sind. Die Frage ist, ob Sie sechshundert Stunden im Jahr für etwas ausgeben wollen, wofür kein Kunde einen Cent mehr bezahlt.

Niemand spürt fünfzehn Minuten. Jeder spürt sechshundert Stunden.

Und dann?

Wir haben in diesem Fall kein Werkzeug daraufgeworfen. Erst den ganzen Prozess aufgezeichnet, zwölf Schritte vom Ladengespräch bis zur Rechnung. Danach 119 Anforderungen aufgestellt, priorisiert, davon acht K.-o.-Kriterien. Dann erst eine Empfehlung.

Was diese Empfehlung war, steht in einem anderen Beitrag — es war nicht das, was Sie von einer KI-Agentur erwarten.