Bei einer Event- und Projektagentur kamen pro Projekt bis zu zwanzig Lieferantenangebote per Mail herein. Die wurden zweimal abgelegt, im Mailordner und auf dem Server, und danach Zeile für Zeile in die Kalkulation abgetippt. Ein großes Projekt hat siebzig bis gut hundert Zeilen.

Der Plan war klar. Mail kommt herein, System liest die Projektnummer aus der Mail, ordnet das Angebot dem richtigen Projekt zu, fertig.

Die Prüfung, die niemand macht

Bevor wir angefangen haben zu bauen, haben wir elf echte Mails aufgeklappt, um zu sehen, wie diese Projektnummer darin steht.

Sie stand nicht darin. In keiner einzigen.

Elf von elf. Nicht „meistens nicht“ oder „oft vergessen“ – null von elf. Lieferanten schicken ihr Angebot mit ihrer eigenen Referenz, nicht mit Ihrer.

Hätten wir diese Prüfung übersprungen, hätten wir eine Anbindung gebaut, die mit den Testdaten prima läuft und in der Praxis nichts tut. Das ist nicht selten. Das ist die übliche Art, wie Automatisierung scheitert.

Warum das immer wieder passiert

Beim Aufzeichnen eines Prozesses beschreibt jeder, wie es laufen soll. Niemand beschreibt, was tatsächlich draußen passiert, denn das weiß man erst, wenn man hineinschaut.

Die Projektleiter wussten durchaus, dass keine Projektnummer darin stand. Sie ordneten es selbst zu, über den Inhalt, ohne darüber nachzudenken. Fragen Sie sie „steht die Projektnummer in der Mail“, dann sagen sie ja – denn in ihrem Kopf gehört sie hinein.

Deshalb fragen wir nicht mehr. Wir schauen.

Was wir stattdessen gebaut haben

Zuordnen über den Inhalt statt über eine Nummer. Die KI liest das PDF und den Mailtext, erkennt den Lieferanten, die Beträge und die Beschreibungen und schlägt das richtige Projekt vor. Ein Mensch bestätigt.

Von zwölf untersuchten Angeboten sind zehn vollständig zu einer Datei verarbeitet worden, die sich direkt in das Projektsystem laden lässt. Bei jedem Angebot, das selbst einen Gesamtbetrag nennt, stimmt unsere Summe auf den Cent.

Der letzte Satz ist der wichtigste: Es ist an ihrem eigenen Material getestet worden, nicht an einem Beispiel.

Die Faustregel

Bevor Sie etwas automatisieren, nehmen Sie sich zehn echte Fälle vor. Keine zehn, die jemand für Sie herausgesucht hat – zehn beliebige aus dem Stapel vom letzten Monat.

Steht das Feld, über das Sie zuordnen wollen, in allen zehn drin? Dann können Sie bauen. Steht es in sieben von zehn drin, dann bauen Sie ein Werkzeug, das in dreißig Prozent der Fälle Handarbeit erzeugt, dazu den Ärger, dass es doch „automatisiert sein sollte“.

Steht es null Mal drin, dann haben Sie heute eine Woche Arbeit gespart.