Dans une agence événementielle et de gestion de projets, jusqu'à vingt devis de fournisseurs arrivaient par e-mail pour un même projet. Ils étaient enregistrés deux fois, dans le dossier de messagerie et sur le serveur, puis recopiés ligne par ligne dans le chiffrage. Un gros projet compte de soixante-dix à bien plus de cent lignes.

Le plan était clair. Le message arrive, le système lit le numéro de projet dans l'e-mail, rattache le devis au bon projet, terminé.

La vérification que personne ne fait

Avant de construire, nous avons ouvert onze vrais e-mails pour voir comment ce numéro de projet y figurait.

Il n'y était pas. Dans aucun.

Onze sur onze. Pas « en général pas » ni « souvent oublié » : zéro sur onze. Les fournisseurs envoient leur devis avec leur propre référence, pas avec la vôtre.

Si nous avions sauté cette vérification, nous aurions construit une liaison qui marche très bien sur les données de test et qui ne fait rien dans la pratique. Ce n'est pas rare. C'est la manière standard dont une automatisation échoue.

Pourquoi cela arrive sans cesse

Quand on met un processus à plat, tout le monde décrit comment cela devrait se passer. Personne ne décrit ce qui se passe réellement sur le terrain, parce qu'on ne le sait qu'en allant y regarder.

Les chefs de projet savaient parfaitement que le numéro de projet n'y figurait pas. Ils faisaient le rapprochement eux-mêmes, sur le contenu, sans y penser. Demandez-leur « est-ce que le numéro de projet est dans l'e-mail », ils répondront oui, parce que dans leur tête, il devrait y être.

C'est pour cela que nous ne le demandons plus. Nous regardons.

Ce que nous avons construit à la place

Un rapprochement sur le contenu plutôt que sur un numéro. L'IA lit le PDF et le texte de l'e-mail, reconnaît le fournisseur, les montants et les descriptions, et propose le bon projet. Un humain confirme.

Sur douze devis examinés, dix ont été entièrement traités jusqu'à un fichier chargeable directement dans le système de gestion de projets. Pour chaque devis qui mentionne lui-même un montant total, notre addition tombe juste au centime près.

Cette dernière phrase est la plus importante : c'est testé sur leur propre matériel, pas sur un exemple.

La règle empirique

Avant d'automatiser quoi que ce soit, prenez dix cas réels. Pas dix que quelqu'un a sélectionnés pour vous : dix au hasard dans le bac du mois dernier.

Le champ sur lequel vous voulez faire le rapprochement est-il présent dans les dix ? Alors vous pouvez construire. S'il est présent dans sept cas sur dix, vous construisez un outil qui produit du travail manuel dans trente pour cent des cas, plus l'agacement que « c'était censé être automatisé ».

S'il n'y est zéro fois, vous venez d'économiser une semaine de travail.