Algemene Voorwaarden

ai-werkers: de gebruiker van deze algemene voorwaarden, [rechtsvorm en volledige handelsnaam], gevestigd te Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KVK-nummer].

Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en met ai-werkers een overeenkomst aangaat of beoogt aan te gaan.

Diensten: alle door ai-werkers te leveren of geleverde werkzaamheden en producten, waaronder maar niet beperkt tot AI-automatisering, AI-toepassingen, implementatie, begeleiding en training.

Overeenkomst: elke overeenkomst tussen ai-werkers en de opdrachtgever, met inbegrip van wijzigingen en aanvullingen daarop.

Offerte: elk schriftelijk aanbod van ai-werkers aan de opdrachtgever.

Scan: de inventarisatiefase waarin ai-werkers de processen van de opdrachtgever in kaart brengt.

Pilot: de testfase waarin ai-werkers een eerste werkende versie van een AI-toepassing implementeert bij de opdrachtgever.

Uitrol: de opschalingsfase na succesvolle afronding van de Pilot.

Schriftelijk: per post of per e-mail, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten en overige rechtsbetrekkingen waarbij ai-werkers diensten levert aan de opdrachtgever.

Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.

De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Indien een of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig zijn of worden vernietigd, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. ai-werkers en de opdrachtgever treden in overleg om een vervangende bepaling overeen te komen die het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling zo dicht mogelijk benadert.

ai-werkers behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden tijdig schriftelijk medegedeeld en gelden voor overeenkomsten die na de datum van wijziging worden gesloten.

Alle offertes van ai-werkers zijn vrijblijvend en hebben een geldigheidsduur van dertig (30) kalenderdagen, tenzij in de offerte een andere termijn is vermeld.

ai-werkers kan niet aan een offerte worden gehouden indien de opdrachtgever redelijkerwijs had behoren te begrijpen dat de offerte een kennelijke vergissing of verschrijving bevat.

Een samengestelde prijsopgave verplicht ai-werkers niet tot levering van een deel van de in de offerte begrepen diensten tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.

Offertes gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.

De overeenkomst komt tot stand door schriftelijke aanvaarding van de offerte door de opdrachtgever, dan wel door schriftelijke bevestiging door ai-werkers van een door de opdrachtgever verstrekte opdracht.

Mondelinge afspraken binden ai-werkers uitsluitend na schriftelijke bevestiging.

Wijzigingen in de overeenkomst zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk overeengekomen en door beide partijen ondertekend of per e-mail bevestigd.

ai-werkers voert de diensten uit naar beste inzicht en vermogen, overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. ai-werkers heeft een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

ai-werkers is gerechtigd de diensten gefaseerd uit te voeren volgens de Snel-naar-Resultaat methode, bestaande uit een Scan, een Pilot en een Uitrol. Nadere afspraken over de inhoud van elke fase worden vastgelegd in de offerte of een projectplan.

ai-werkers bepaalt de wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd. ai-werkers is gerechtigd derden in te schakelen voor de uitvoering van de overeenkomst, mits dit de kwaliteit van de dienstverlening ten goede komt. De kosten hiervan zijn inbegrepen in de overeengekomen prijs, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Opgegeven doorlooptijden en opleverdata zijn indicatief en niet als fatale termijn te beschouwen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk als zodanig overeengekomen. Overschrijding geeft de opdrachtgever geen recht op schadevergoeding, ontbinding of opschorting.

ai-werkers is gerechtigd werkzaamheden op te schorten indien de opdrachtgever niet tijdig de voor de uitvoering benodigde informatie, medewerking of toegang verschaft. Vertraging als gevolg van het uitblijven van medewerking door de opdrachtgever is voor rekening en risico van de opdrachtgever.

Scope van uitvoering: eigen tools vs. klant-omgeving. ai-werkers is verantwoordelijk voor het ontwerp, bouw, testing en onderhoud van eigen AI-toepassingen (VisitFlow, CarWatch, HalloVera, Mailbox Triage, maatwerk AI-agents) en de werking daarvan op eigen infrastructuur. ai-werkers biedt technische ondersteuning voor integratie met externe systemen (Microsoft, Google, klant-CRM) op beste inzicht en vermogen, maar is niet verantwoordelijk voor: (a) inrichting van die externe systemen; (b) compliance met klant-policies; (c) prestaties van die externe systemen. Wanneer problemen ontstaan in de grenszone tussen ai-werkers-tools en klant-omgeving, zal ai-werkers redelijke inspanning leveren voor diagnostiek en oplossing, maar kan niet garanderen dat problemen altijd opgelost kunnen worden zonder wijziging van klant-configuratie. Opdrachtgever dient zelf bevoegde IT-medewerkers te raadplegen voor wijzigingen aan eigen omgeving die nodig zijn voor werking van ai-werkers-diensten.

De opdrachtgever stelt ai-werkers tijdig en volledig in kennis van alle informatie en bescheiden die noodzakelijk zijn voor de correcte uitvoering van de overeenkomst.

De opdrachtgever zorgt ervoor dat medewerkers en systemen beschikbaar zijn voor de uitvoering van de diensten, waaronder het bijwonen van trainingen en het verlenen van toegang tot relevante systemen, software en data.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de door of namens hem aangeleverde gegevens. ai-werkers is niet aansprakelijk voor schade ontstaan door het verstrekken van onjuiste of onvolledige gegevens.

De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving die op zijn bedrijfsvoering van toepassing is, waaronder privacywetgeving (AVG). ai-werkers adviseert in dit kader maar is niet aansprakelijk voor eventuele overtredingen door of in de organisatie van de opdrachtgever.

Verantwoordelijkheid voor klant-omgeving en integratie. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor: (a) juiste inrichting en onderhoud van gebruikersrollen, machtigingen en toegangsrechten in eigen systemen (Microsoft 365, Azure AD, CRM, e-mailomgeving, cloud-opslagdiensten); (b) naleving van eigen organisatiepolicies, waaronder maar niet beperkt tot: Data Loss Prevention (DLP), Conditional Access, Multi-Factor Authentication (MFA), guestaccess-beleid, audit-logging en compliance-vereisten; (c) correcte configuratie en beheer van integratiepunten (API-tokens, webhook-configuratie, authenticatiegegevens) in de omgeving van opdrachtgever; (d) tijdig melden van wijzigingen in eigen IT-omgeving die de diensten van ai-werkers zouden kunnen beïnvloeden (bijv. upgrades, beveiligingsupdates, toegangswijzigingen); (e) begeleiding en instructie van eigen medewerkers rond het veilig en rechtmatig gebruik van de AI-oplossingen van ai-werkers, conform Bijlage 9 van de verwerkersovereenkomst.

De tarieven voor de diensten zijn opgenomen in de offerte en zijn exclusief omzetbelasting (btw) en eventuele andere van overheidswege opgelegde heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

ai-werkers is gerechtigd de tarieven jaarlijks per 1 januari aan te passen op basis van de CBS-consumentenprijsindex (CPI). Bij een tariefwijziging van meer dan vijftien procent (15%) heeft de opdrachtgever het recht de overeenkomst te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van dertig (30) dagen.

Werkzaamheden die buiten de overeengekomen scope vallen, worden op basis van de gebruikelijke tarieven van ai-werkers in rekening gebracht, na voorafgaande schriftelijke bevestiging door de opdrachtgever.

Reiskosten en overige onkosten zijn inbegrepen in de overeengekomen prijs voor klanten gelegen in de regio Utrecht en Amersfoort, tenzij in de offerte uitdrukkelijk anders is aangegeven. Voor opdrachten buiten deze regio worden reiskosten separaat in rekening gebracht.

ai-werkers factureert de overeengekomen vergoeding conform de in de offerte bepaalde betalingstermijnen. Bij gebreke van nadere afspraken geldt een betalingstermijn van veertien (14) kalenderdagen na factuurdatum.

Bij overschrijding van de betalingstermijn is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim, zonder dat een nadere ingebrekestelling vereist is. Vanaf de vervaldag is de wettelijke handelsrente verschuldigd als bedoeld in art. 6:119a BW.

Alle redelijke (buiten)gerechtelijke incassokosten zijn voor rekening van de opdrachtgever.

De opdrachtgever is niet gerechtigd zijn betalingsverplichting op te schorten of te verrekenen met een tegenvordering, tenzij ai-werkers hiermee schriftelijk instemt of de tegenvordering in rechte is vastgesteld.

ai-werkers is gerechtigd een aanbetaling te verlangen van ten hoogste vijftig procent (50%) van de overeengekomen vergoeding alvorens met de uitvoering te beginnen.

ai-werkers is gerechtigd haar medewerking aan systemen, toegang tot infrastructuur en op te leveren resultaten op te schorten totdat alle openstaande vorderingen volledig zijn voldaan. Dit opschortingsrecht (art. 6:52 BW) geldt ook voor vorderingen die voortvloeien uit eerdere overeenkomsten tussen partijen.

Alle intellectuele eigendomsrechten op de door ai-werkers ontwikkelde of ter beschikking gestelde software, systemen, modellen, werkwijzen, rapporten en overige documenten berusten uitsluitend bij ai-werkers of haar licentiegevers, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

ai-werkers verleent de opdrachtgever na volledige betaling een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de in het kader van de overeenkomst ontwikkelde of geleverde producten, uitsluitend ten behoeve van de eigen bedrijfsvoering van de opdrachtgever. De gebruikslicentie is opschortend verbonden aan volledige voldoening van alle verschuldigde bedragen.

De opdrachtgever is niet gerechtigd de door ai-werkers geleverde producten te verveelvoudigen, openbaar te maken of te exploiteren buiten de in lid 2 omschreven gebruikslicentie, dan wel aan derden ter beschikking te stellen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ai-werkers.

ai-werkers behoudt te allen tijde het recht de kennis en ervaring opgedaan bij de uitvoering van de overeenkomst — voor zover geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie van de opdrachtgever betreft — te gebruiken voor andere opdrachten en eigen productontwikkeling.

De opdrachtgever staat er voor in dat door hem aangeleverde materialen, data of systemen geen inbreuk maken op rechten van derden. De opdrachtgever vrijwaart ai-werkers voor aanspraken van derden ter zake.

Beide partijen zijn verplicht alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van de andere partij ontvangen, geheim te houden en uitsluitend te gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst.

Als vertrouwelijk wordt beschouwd: alle informatie die als zodanig is aangemerkt, alsmede informatie waarvan de ontvangende partij redelijkerwijs had moeten begrijpen dat deze vertrouwelijk van aard is.

De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die: (a) reeds openbaar was op het moment van verstrekking; (b) later openbaar is geworden zonder schending van deze bepaling; (c) door de ontvangende partij onafhankelijk is ontwikkeld; of (d) door de ontvangende partij moet worden verstrekt krachtens een wettelijk voorschrift of rechterlijk bevel.

De geheimhoudingsplicht duurt voort gedurende twee (2) jaar na beëindiging van de overeenkomst.

Voor zover ai-werkers in het kader van de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens verwerkt als verwerker in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), sluiten partijen een verwerkersovereenkomst af die als bijlage onderdeel uitmaakt van de overeenkomst.

De opdrachtgever is en blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens in zijn systemen en voor de naleving van zijn eigen verplichtingen onder de AVG.

ai-werkers is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aan ai-werkers toe te rekenen tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst.

De aansprakelijkheid van ai-werkers is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat door de verzekeraar van ai-werkers ter zake wordt uitgekeerd. Indien geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de opdrachtgever in de drie (3) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ai-werkers heeft betaald, met een maximum van EUR 10.000,–.

ai-werkers is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens of schade door bedrijfsstagnatie, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van ai-werkers.

ai-werkers is niet aansprakelijk voor schade ontstaan door: (a) onjuiste of onvolledige informatieverstrekking door de opdrachtgever; (b) ongeoorloofd of onoordeelkundig gebruik van de geleverde systemen of tools door de opdrachtgever of diens medewerkers; (c) storingen of beperkingen in door derden geleverde diensten of systemen, zoals cloudplatforms of AI-modellen van derden.

ai-werkers is niet aansprakelijk voor de inhoud, juistheid of volledigheid van door AI-systemen gegenereerde uitvoer. De opdrachtgever is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de beoordeling en het gebruik van door AI gegenereerde resultaten.

Een vordering tot schadevergoeding dient binnen twaalf (12) maanden na ontdekking van de schade schriftelijk bij ai-werkers te worden ingediend, bij gebreke waarvan het recht op schadevergoeding vervalt. Dit laat het bepaalde in art. 6:89 BW onverlet.

Uitsluiting derden-storingen. Onverminderd artikel 14 (Overmacht), is ai-werkers niet aansprakelijk voor: (a) storingen, downtime, performance-problemen of onbeschikbaarheid van diensten van derde partijen en externe cloud-providers, inclusief maar niet beperkt tot: Microsoft (Microsoft 365, Azure, Power Automate, Outlook, SharePoint, Teams); Google (Google Workspace, Google Calendar, Google Cloud Platform); Anthropic (Claude AI-modellen en API); en overige leveranciers van AI-modellen, cloudinfrastructuur, APIs of integraties waarvan ai-werkers afhankelijk is; (b) beperkingen, wijzigingen in API-gedrag, prijswijzigingen, deprecated features of gewijzigde Service Level Agreements (SLA’s) van dergelijke derde partijen; (c) gegevensverlies, onbeschikbaarheid of datavervuiling in systemen van opdrachtgever als gevolg van falende integratie met dergelijke derde partijen; (d) ontoereikende capaciteit, throttling, rate-limiting of toegangsweigering door derde partijen als gevolg van volume, complexiteit of configuratie; (e) beveiligingslekken, ongeautoriseerde toegang of datalekken in systemen van derde partijen, tenzij ai-werkers toerekenbaar schuld draagt aan de inleiding daarvan.

De opdrachtgever is verplicht klachten over de uitvoering van de diensten binnen dertig (30) kalenderdagen na ontdekking van de tekortkoming schriftelijk bij ai-werkers te melden. De klacht bevat een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming, zodat ai-werkers in staat is hierop adequaat te reageren.

Na het verstrijken van de termijn in lid 1 vervalt het recht van de opdrachtgever op schadevergoeding of ontbinding ter zake van die specifieke tekortkoming, onverminderd het bepaalde in art. 6:89 BW.

Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op.

Een klacht kan er niet toe leiden dat ai-werkers gehouden is andere werkzaamheden te verrichten dan overeengekomen.

ai-werkers is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting jegens de opdrachtgever indien nakoming wordt verhinderd door overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: storingen in telecommunicatie- of internetdiensten, storingen bij cloudproviders of AI-platformleveranciers (inclusief Microsoft 365, Google Workspace, Anthropic/Claude, en overige derde partijen), overheidsmaatregelen, pandemie, brand, overstroming, en overige omstandigheden die buiten de macht van ai-werkers vallen.

Indien een overmachtsituatie langer dan zestig (60) kalenderdagen voortduurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te beëindigen, zonder enige verplichting tot schadevergoeding. ai-werkers heeft in dat geval recht op betaling van de reeds verrichte werkzaamheden.

De overeenkomst wordt aangegaan voor de in de offerte of het projectplan bepaalde duur. Bij gebreke van een bepaalde duur geldt de overeenkomst als aangegaan voor onbepaalde tijd.

Overeenkomsten voor bepaalde tijd worden na afloop van de overeengekomen termijn stilzwijgend omgezet in een overeenkomst voor onbepaalde tijd, tenzij een van de partijen de overeenkomst opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) maanden.

Overeenkomsten voor onbepaalde tijd kunnen door elk der partijen worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) maanden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Elk der partijen is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden, zonder rechterlijke tussenkomst, indien: (a) de andere partij toerekenbaar tekortschiet en, voor zover nakoming nog mogelijk is, na schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn van ten minste veertien (14) dagen in verzuim verkeert (art. 6:265 jo. 6:81 BW); of (b) de andere partij surseance van betaling aanvraagt, failliet wordt verklaard of zijn bedrijf liquideert.

Bij beëindiging om welke reden dan ook blijven bepalingen die naar hun aard bestemd zijn voort te duren van kracht, waaronder in ieder geval: vertrouwelijkheid, intellectueel eigendom, aansprakelijkheid, boetebeding en toepasselijk recht.

De opdrachtgever vrijwaart ai-werkers voor alle aanspraken van derden die verband houden met de door of namens de opdrachtgever aangeleverde data, systemen, opdrachten of materialen, waaronder aanspraken op grond van de AVG, intellectueel-eigendomsrecht of productaansprakelijkheid.

De vrijwaring omvat tevens de door ai-werkers in verband met zulke aanspraken gemaakte redelijke kosten van verweer.

Indien de opdrachtgever het bepaalde in artikel 10 (vertrouwelijkheid) of artikel 9 (intellectueel eigendom) schendt, verbeurt hij aan ai-werkers een onmiddellijk opeisbare boete van EUR 10.000,– per overtreding.

Naast de boete in lid 1 verbeurt de opdrachtgever een boete van EUR 500,– voor elke dag dat de overtreding voortduurt na schriftelijke aanzegging door ai-werkers.

De boetes zijn verschuldigd zonder dat ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst is vereist en zonder dat schade hoeft te worden aangetoond.

ai-werkers behoudt het recht naast de boetes volledige schadevergoeding te vorderen op grond van art. 6:92 lid 2 BW, voor zover de geleden schade de verbeurde boetes overtreft.

De rechter is bevoegd de boete te matigen op grond van art. 6:94 BW, indien de boete in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar hoog is.

Op alle overeenkomsten tussen ai-werkers en de opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst worden in eerste instantie beslecht door middel van overleg. Partijen verplichten zich tot een inspanning om het geschil binnen dertig (30) kalenderdagen in onderling overleg op te lossen.

Indien partijen er niet in slagen het geschil in onderling overleg op te lossen, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht.

ai-werkers is gerechtigd rechten en verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan een rechtsopvolger, mede in het kader van een bedrijfsoverdracht, fusie of splitsing. De opdrachtgever stemt hier reeds nu voor alsdan mee in.

Indien ai-werkers op enig moment geen gebruik maakt van een haar toekomend recht, houdt dit geen afstand van recht in.

De schriftelijke overeenkomst inclusief eventuele bijlagen bevat de volledige afspraken tussen partijen en vervangt alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken over hetzelfde onderwerp.

Deze algemene voorwaarden zijn gepubliceerd op ai-werkers.nl en worden op verzoek kosteloos in elektronische vorm verstrekt.