Bij een event- en projectbureau kwamen per project tot twintig leveranciersoffertes binnen via de mail. Die werden twee keer opgeslagen, in de mailmap en op de server, en daarna regel voor regel overgetypt in de calculatie. Een groot project telt zeventig tot ruim honderd regels.

Het plan was helder. Mail komt binnen, systeem leest het projectnummer uit de mail, koppelt de offerte aan het juiste project, klaar.

De controle die niemand doet

Voordat we gingen bouwen hebben we elf echte mails opengeklapt om te kijken hoe dat projectnummer erin stond.

Het stond er niet. In geen enkele.

Elf van de elf. Niet "meestal niet" of "vaak vergeten" — nul van de elf. Leveranciers sturen hun offerte met hun eigen referentie, niet met die van jou.

Als we die controle hadden overgeslagen, hadden we een koppeling gebouwd die op de testdata prima werkt en in de praktijk niets doet. Dat is niet zeldzaam. Dat is de standaardmanier waarop automatisering mislukt.

Waarom dit steeds gebeurt

Bij het uittekenen van een proces beschrijft iedereen hoe het hoort te gaan. Niemand beschrijft wat er werkelijk in het veld gebeurt, want dat weet je pas als je erin kijkt.

De projectleiders wisten heus dat er geen projectnummer in stond. Ze koppelden het zelf, op inhoud, zonder erbij na te denken. Vraag je ze "staat het projectnummer in de mail", dan zeggen ze ja — want in hun hoofd hoort het erin te staan.

Daarom vragen we het niet meer. We kijken.

Wat we in plaats daarvan bouwden

Matchen op inhoud in plaats van op een nummer. De AI leest de PDF én de mailtekst, herkent de leverancier, de bedragen en de omschrijvingen, en stelt het juiste project voor. Een mens bevestigt.

Van twaalf onderzochte offertes zijn er tien volledig verwerkt tot een bestand dat rechtstreeks in het projectsysteem geladen kan worden. Bij elke offerte die zelf een totaalbedrag noemt, sluit onze optelling tot op de cent aan.

Dat laatste is het belangrijkste zinnetje: het is getest op hun eigen materiaal, niet op een voorbeeld.

De vuistregel

Voordat je iets automatiseert, pak je tien echte gevallen erbij. Geen tien die iemand voor je heeft uitgezocht — tien willekeurige uit de bak van vorige maand.

Zit het veld waarop je wilt koppelen er in alle tien in? Dan kun je bouwen. Zit het er in zeven van de tien in, dan bouw je een tool die in dertig procent van de gevallen handwerk oplevert, plus de irritatie dat het "toch geautomatiseerd zou zijn".

Zit het er nul keer in, dan heb je vandaag een week werk bespaard.