Vraag een ondernemer hoeveel tijd zijn team kwijt is aan overtypen en je krijgt een schouderophaal. "Valt wel mee." Dat is ook zo, per keer. Het probleem is dat het per keer is.

Bij een woninginrichter met vijf vestigingen zijn we het gaan tellen. Niet schatten, tellen.

Wat we vonden

Elke order werd bijna drie keer met de hand vastgelegd. Eerst op een papieren doorslagformulier in de winkel. Dan als offerte in een spreadsheet op de iPad. En na het inmeten opnieuw, plus overgetypt in het ordersysteem. De verkoper mailde het bestand naar de administratie, waar de klantgegevens nog een keer werden overgenomen.

De eigenaar schatte vijftien tot vijfenveertig minuten per order, afhankelijk van het aantal regels.

Dat getal alleen zegt niets. Het gaat om wat eromheen staat: vijftien tot vijfendertig leveringen per week, vijf tot vijftien inmetingen, en in een drukke week vijftig afspraken die allemaal door één persoon worden ingedeeld.

Zo kom je op vier uur in een rustige week, twaalf in een gemiddelde, zesentwintig in een drukke. Op jaarbasis: 550 tot 600 uur.

Zo reken je het zelf uit

Je hebt drie dingen nodig, en geen daarvan staat in een systeem.

Eén. Welke handeling precies. Niet "de administratie", maar "het klantadres uit de mail overnemen in het ordersysteem". Als je het niet in één zin kunt opschrijven, heb je het nog niet scherp.

Twee. Hoe lang die handeling duurt. Ga ernaast zitten en klok het. Niet vragen — mensen onderschatten hun eigen routinewerk stelselmatig, omdat ze het op de automatische piloot doen.

Drie. Hoe vaak. Dit is waar het meestal misgaat. Neem niet het gemiddelde. Neem een rustige week, een gemiddelde en een drukke, want die spreiding is precies waar het pijn doet. In een rustige week valt overtypen niet op. In een drukke week is het de reden dat een order blijft liggen.

Wat het getal waard is

Tegen een voorzichtig intern uurtarief kom je bij dit bedrijf rond de €22.000 per jaar uit. Daarvan is naar schatting de helft tot twee derde weg te automatiseren.

Let op dat woord: schatting. Dat is een berekening vooraf, geen gemeten besparing achteraf. Wie dat verschil wegpoetst verkoopt lucht, en dat merk je pas als de klant het zelf gaat natellen.

Maar zelfs als berekening doet het zijn werk. Want de vraag was nooit of vijftien minuten overtypen erg is. De vraag is of je zeshonderd uur per jaar wilt uitgeven aan iets waar geen klant een cent meer voor betaalt.

Niemand voelt vijftien minuten. Iedereen voelt zeshonderd uur.

En toen?

Wij hebben er in dit geval geen tool tegenaan gegooid. Eerst het hele proces in kaart gebracht, twaalf stappen van winkelgesprek tot factuur. Daarna 119 eisen opgesteld, geprioriteerd, waarvan acht knock-outs. Toen pas een advies.

Wat dat advies was, staat in een ander stuk — het was niet wat je van een AI-bureau verwacht.